LÖSUNGEN, DIE ÜBERZEUGEN

Exzellente Forschung und Lehre 4.0 in über 140 Gebäuden

Im Gespräch mit Markus Greitemann, dem ehemaligen Leiter des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements der Universität zu Köln

Auf seinem Weg trifft Markus Greitemann überall auf Spuren seiner fast 300 Mitarbeiter. An der Ecke eines Hörsaalgebäudes steht eines der typisch blauen Autos der Haustechnik, während ein paar Meter weiter das Grollen eines Rasenmähers zu hören ist. Vor sieben Jahren war er aus der Wirtschaft an die Universität zu Köln gewechselt und hat die Leitung des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements übernommen.

„Die Taktzahl an der Uni ist deutlich höher, als ich es aus der Industrie gewohnt war“, berichtet der ehemalige Leistungssportler. Angesichts der fast 50.000 Studierenden und etwa 6.500 Angestellten in über 140 Gebäuden ist der Campus quasi eine Stadt in der Stadt. „Wir haben sogar acht eigene Postzusteller, die zwei Mal am Tag die Post verteilen“, sagt der 57-Jährige, der mit forschem Schritt über das Zentrum der Universität, den Albertus-Magnus-Platz, geht.


„Der ständige Know-how-Transfer mit unseren Dienstleistern hilft uns, unsere eigenen Prozesse immer wieder zu verbessern.“

Markus Greitemann,
Bis Juni 2018 der Leiter des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements

Markus Greitemann


Betritt Greitemann eines der Häuser, wandert sein Blick prüfend durch die Räume. Zufrieden stellt er fest, dass die Reinigungskräfte gründlich gearbeitet haben. Neben Handwerkern, Gärtnern und Hausmeistern, die den täglichen Betrieb aufrechterhalten, gehören sogar Architekten und Ingenieure zu seinem Team, das auch Neu- und Umbauprojekte steuert. Dabei kann es auch schon einmal passieren, dass eine Bombe aus dem Zweiten Weltkrieg gefunden wird und die Menschen im Umkreis evakuiert werden müssen. „Das sind natürlich Extremsituationen“, sagt Greitemann. „Aber auch mit denen müssen wir im Facility Management umgehen.“

Dabei hat sich seit 2010 viel verändert: Ließ sich damals ein Fenster in einem Seminarraum nicht richtig schließen, weil der Griff defekt war, oder war die Lüftung in einem der Labore ausgefallen, ratterte schon bald ein Faxgerät. Die ausgedruckte Meldung wurde dann in die Werkstatt oder zu den Kollegen der Haustechnik getragen, damit sie das Problem beheben. „Was damals an der Universität noch Alltag war, lässt sich heute kaum noch vorstellen“, berichtet Greitemann. Inzwischen setzen sich die wissenschaftlichen Mitarbeiter einfach an ihren Rechner und schicken die Fehlermeldung oder die Bestellung für einen zusätzlichen Schrank über eine spezielle Software direkt an die richtige Stelle. Fast 29.000 Meldungen haben die Mitarbeiter des Facility Managements auf diesem Wege 2016 bekommen.

„Die technischen Anlagen von den Türsystemen über die Heizungen bis zu den Lüftungen sind ebenfalls digital vernetzt und werden zentral von der Gebäudeleittechnik gesteuert“, erklärt Greitemann. Treten Störungen auf, können die Techniker zudem vor Ort auf die Systeme zugreifen – einfach über ein handelsübliches iPad, wie es andere zum Surfen und Streamen nutzen. „Das optimiert die Prozesse enorm.“ Außerdem lassen sich durch die Analyse der technischen Daten Anlagen identifizieren, die besonders wartungsanfällig sind und bei denen es effizienter sein kann, sie auszutauschen.

Wenn das System gut läuft, bleibt ihm und seinen Kollegen mehr Zeit für das, was die Arbeit an einer Universität ziemlich einzigartig macht: der Austausch mit hochkarätigen Wissenschaftlern. „Die Professoren legen Wert auf ein Rundum-sorglos-Paket, das wir ihnen auch gerne bieten. Direkt miteinander zu reden ist dafür unerlässlich.“ Grundsätzlich ist es für den Erfolg eines Forschungsprojekts entscheidend, dass Facility Management und Wissenschaft eng miteinander kommunizieren. Greitemann kommt darauf, als er am Institut für Biochemie vorbeiläuft und sein Blick auf die Gebäude der Geologie fällt. So werden in diesen Laboren Kristalle teils über Jahre unter kontrollierten Bedingungen gezüchtet. Würde das Facility Management die technischen Anlagen für eine Wartung unabgestimmt vom Netz nehmen, weil es der Turnus nun einmal vorsieht, könnte damit jahrelange Arbeit zunichtegemacht werden.

Ohne die Unterstützung externer Facility-Management-Dienstleister wäre die Bewältigung aller anfallenden Aufgaben definitiv nicht möglich. Obwohl seine Mitarbeiter anscheinend überall auf dem Campus präsent sind, hat Greitemann nur begrenzte Kapazitäten zur Verfügung, und so steht er immer wieder – egal ob es um den Winterdienst oder den kompletten Betrieb eines Gebäudes geht – vor der Entscheidung: Make or buy? Hörsäle und Büros waren für seine Mitarbeiter schon immer Alltag, und chemische sowie biologische Labore sind längst kein Neuland mehr für sie. „Ein Rechenzentrum haben wir allerdings noch nie betrieben und lagern die Bewirtschaftung deshalb erst mal aus.“ Ohnehin arbeitet der Facility-Management-Fachmann stets gern mit Dienstleistern zusammen.

 „Der ständige Know-how-Transfer mit unseren Dienstleistern hilft uns, unsere eigenen Prozesse immer wieder zu verbessern.“ So Greitemann. Etwa 75 Millionen Euro investiert die Universität pro Jahr in Neubauten, Umbauten und Sanierungen. Denn die Gebäude sind teils 80 Jahre alt, und über 40 Jahre wurde wenig für ihre Erhaltung getan. Vier Jahrzehnte hören sich im ersten Moment für ein Haus nicht nach einem sehr langen Zeitraum an. „Man kann ein Universitätsgebäude aber nicht mit einem Wohnhaus vergleichen“, erklärt der Facility-Management-Experte. Denn angesichts von 50.000 Studierenden ist der Nutzungsgrad extrem hoch. „Wenn dann eine nachhaltige Instandhaltungsstrategie fehlt, läuft man unweigerlich in einen Sanierungsstau hinein. Gebäude mussten wir sogar abreißen, weil nie etwas daran gemacht wurde und damit eine Sanierung unwirtschaftlich geworden wäre".

Deshalb plant Markus Greitemann vorausschauend. Der Masterplan für das Gebäude- und Liegenschaftsmanagement blickt auf Basis der Hochschulstrategie und der prognostizierten Studierendenzahlen bis zu 15 Jahre in die Zukunft. Zugleich ist die Universität zu Köln ständig in Bewegung – durch die Berufung neuer Professoren und durch Forschungsprojekte. Allein intern stemmen die hauseigenen Logistiker jedes Jahr etwa 200 Umzüge. Die Bandbreite der folgenden Arbeiten reicht vom Streichen der Büros bis hin zum Umbau einer kompletten Etage einschließlich der Neuverlegung der Elektro- und IT-Infrastruktur.

Dabei steht für Markus Greitemann ein Ziel im Fokus: „Ich will beste Voraussetzungen schaffen, damit die Studierenden gute Abschlüsse machen und die Wissenschaftler solide Forschungsergebnisse erzielen können.“ Dafür arbeitet er nicht nur am Schreibtisch und in Konferenzräumen, sondern geht immer wieder raus auf den Campus, in seine Stadt, und macht sich selbst ein Bild. Seine Mitarbeiter begrüßt er mit Handschlag, spricht mit ihnen über erledigte sowie anstehende Aufgaben und greift im Zweifelsfall korrigierend ein. Die Resultate können sich sehen lassen: Immerhin gehört die Universität zu Köln zum erlesenen Kreis der Exzellenzhochschulen.

Zahlen, Daten, Fakten:

  • Komplette Bewirtschaftung von über 140 Gebäuden sowie Grünanlagen
  • Digitalisierung des Bestell- und Fehlermeldesystems
  • Digitalisierung aller technischer Anlagen: Türsysteme, Heizungen, Lüftungen usw.
  • Nachhaltige Instandhaltungs- und Neubaustrategie
  • Reibungslose Lehre + Forschung
  • Hohe Zufriedenheit bei Studierenden, Lehrenden und Forschenden
  • Schnelleres Reagieren auf Bestellungen und Fehlermeldungen
  • Kein Sanierungsstau
  • 300 FM-Mitarbeiter, 150 Smartphones, 60 Tablets, 40 Fahrzeuge
  • 300.000 Handwerksstunden pro Jahr
  • 200 Umzüge pro Jahr
  • Ca. 550.000 Datenpunkte in der Gebäudeleittechnik
  • 360.000 Briefe pro Jahr
  • 650 Bäume
  • 50.000 Studierende, 6.500 Angestellte
  • 30.000 Fehlermeldungen und Bestellungen pro Jahr
  • Pläne, die bis zu 15 Jahre in die Zukunft blicken